Ordnung über die Benutzung des Archivs der Stadt Gladbeck (Benutzungsordnung)

§ 1 Benutzung
Die in der Stadt Gladbeck verwahrten Archivalien können von jedermann benutzt werden, soweit gesetzliche Bestimmungen oder Regelungen der Stadt Gladbeck und diese Benutzungsordnung dem nicht entgegenstehen.

§ 2 Art der Benutzung
(1) Die Benutzung kann erfolgen
(a) für dienstliche Zwecke von Behörden und Gerichten
(b) für wissenschaftliche Forschungen
(c) für Veröffentlichungen
(d) für private oder gewerbliche Zwecke
(2) Zur Benutzung können insbesondere nach fachlichem Ermessen des Archivs
(a) Archivalien im Original
(b) Abschriften der Kopien- auch von Teilen der Archivalien- vorgelegt oder
(c) Auskünfte aus den Archivalien gegeben werden
Benutzer werden archivfachlich beraten, auf weitergebende Hilfen, z.B. beim Lesen ältere Texte, haben sie keinen Anspruch.

§ 3 Benutzungsantrag
(1) Die Benutzung ist schriftlich zu beantragen. Dabei sind Zwecke und Gegenstände von Forschungen genau anzugeben.
(2) Der Benutzer muss gleichzeitig eine schriftliche Erklärung darüber abgeben, daß er bestehende Urheber- und Persönlichkeitsrechte beachtet und Verstöße gegenüber den Berechtigten selbst zu vertreten hat.
(3) Der Benutzer ist verpflichtet, von jeder Veröffentlichung die wesentlich auf der Benutzung von Archivalien der Stadt Gladbeck beruht, ein Belegexemplar abzuliefern.

§ 4 Benutzungsgenehmigung
1) Die Benutzungsgenehmigung erteilt der Leiter des Archivs, soweit nichts anderes bestimmt ist. Sie ist auf den im Benutzungsantrag angegebenen Zweck beschränkt.
(2) Die Genehmigung ist zu versagen, wenn
(a) gegen den Zweck der Benutzung schwerwiegende Bedenken bestehen oder schutzwürdige Belange des Staates, von Gebietskörperschaften oder ihren Organisationseinheiten oder Interessen von Einzelpersonen gefährdet werden können.
(b) Die Archivalien durch Organisationseinheiten der Stadt Gladbeck benötigt werden oder durch die Benutzung der Ordnungs- oder Erhaltungszustand der Archivalien gefährdet würde.
(3) Die Genehmigung kann insbesondere bei Benutzung nach § 5 Ziffern 3 bis 5 mit Auflagen verbunden werden, z.B. bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln oder das Manuskript vor einer Veröffentlichung zur Einsicht vorzulegen.
(4) Die Genehmigung ist zu entziehen, wenn Gründe bekannt werden, die zu einer Versagung nach Ziff. 2 geführt hätten oder den Benutzer gegen diese Benutzungsordnung verstößt.
(5) Die Genehmigung ist auch zu entziehen, wenn der Benutzer Archivalien unsachgemäß behandelt, beschädigt, verändert oder deren innere Ordnung stört.

§ 5 Benutzung amtlichen Archivgutes
1) Archivgut amtlicher Herkunft, das im Archiv verwahrt wird, kann dreißig Jahre nach Aktenschließung benutzt werden, soweit dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen.
(2) Vor Ablauf dieser Frist kann Archivgut amtlicher Herkunft benutzt werden, wenn
(a) es öffentlich ist oder zur Veröffentlichung bestimmt war oder
(b) wenn die Organisationseinheit, in der es entstanden ist, oder der Leiter des Archivs zustimmt.
(3) Amtliches Archivgut, das sich auf einzelne natürliche Personen bezieht, kann über die Regelungen nach Ziff. 1 und 2 hinaus ohne die Einwilligung der Betroffenen oder ihrer Rechtsnachfolger erst 30 Jahre nach dem Tod (soweit nicht feststellbar, 120 nach der Geburt) der Betroffenen benutzt werden. Die Einwilligung bzw. die erforderlichen Nachweise hat der Benutzer zu erbringen.
4) Sollen in Dateien gespeicherte personenbezogene Informationen über Lebende benutzt werden, sind die einschlägigen Datenschutzbestimmungen anzuwenden.
(5) Sofern personenbezogene Informationen anonymisiert verwendet werden sollen und sichergestellt ist, dass Dritte eine Identifizierung von Einzelpersonen nicht möglich ist, kann eine Benutzung auch vor den in Ziff. 3 genannten Fristen genehmigt werde. Die Genehmigung erteilt der Leiter des Hauptamtes, soweit nicht dem Leiter des Archivs selbst die Entscheidung übertragen ist. Er kann ergänzende Sicherungsmaßnahmen, insbesondere nach § 4 Ziff. 3 anordnen.

§ 6 Benutzung privaten Archivgutes in Verwahrung der Stadt Gladbeck
Für die Benutzung von Archivgut privater Herkunft, das im Archiv der Stadt Gladbeck verwahrt wird, gilt
§ 5 entsprechend soweit mit dem Eigentümer der Archivalien keine andere Vereinbarung getroffen ist.

§ 7 Auswärtige Benutzung
In besonders begründeten Fällen besteht bei genehmigten Benutzungen die Möglichkeit, Archivalien auf Kosten des Benutzers zur Einsichtnahme an andere hauptamtlich geleitete Archive auszuleihen.

§ 8 Reproduktion
Von den vorgelegten Archivalien können im begrenzten Umfang auf Kosten der Benutzer Kopien angefertigt werden. Die Wiedergabe von Archivalien in Veröffentlichungen ist nur mit besonderer Genehmigung unter Nennung der Quelle und des Archivs zulässig.

§ 9 Kosten der Benutzung
Für die Benutzung des Archivs werden Verwaltungsgebühren nach der geltenden Verwaltungsgebührensatzung erhoben. Über eine sachliche und persönliche Gebührenbefreiung nach den §§ 4 und 5 der Verwaltungsgebührensatzung so wie über die Höhe der besonderen baren Auslagen gem. Ziff. 7 des Gebührentarifs zu r Verwaltungsgebührensatzung entscheidet der Leiter des Archivs.

§ 10 Inkrafttreten
Die Dienstanweisung tritt am 01.02.1988 in Kraft.